展會(huì)籌辦最細(xì)流程全解

應(yīng)該說商業(yè)展覽籌辦的整個(gè)過程，是一個(gè)推銷策劃的過程，而我們所有的策劃行為都離不開市場，因?yàn)槲覀儚氖碌氖巧虡I(yè)活動(dòng)，因而，所有策劃行為都要以市場為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來報(bào)名參展;二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持和信賴;原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。商業(yè)展覽的操作過程一般應(yīng)分為三個(gè)階段：

一、策劃階段

(一)項(xiàng)目的選定：1. 執(zhí)行項(xiàng)目市場調(diào)查;一般情況下要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的行業(yè)，再次考慮政府扶持的行業(yè)。具體分析行業(yè)市場狀況，要摸清楚市場的歸屬，即屬買方市場還是賣方市場等;

2. 辦展資源的整合;辦展資源包括：資金、人力、物力(辦公設(shè)備和通訊工具)以及信息資源和社會(huì)資源;

A. 信息資源--系指目標(biāo)客戶的信息量、合作單位的信息量，還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量;如：該行業(yè)發(fā)展趨勢、該行業(yè)的熱門話題、行業(yè)的亮點(diǎn)等;

B. 社會(huì)關(guān)系--系指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門的關(guān)系;與全國及海外合作伙伴、招展組團(tuán)代理的關(guān)系;還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等;??3. 同行對此項(xiàng)目的反應(yīng);同行業(yè)是否經(jīng)營同類的展覽項(xiàng)目，特別是本地、本區(qū)域，如果有同類項(xiàng)目的話，就須慎重考慮;

4. 該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定;原則上要避開國內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間，避免沖突，特別是與該項(xiàng)目的品牌展覽，兩者的舉辦時(shí)間起碼要相隔三個(gè)月以上的;??5. 創(chuàng)意命題;項(xiàng)目確定后，展覽名稱命題需要有創(chuàng)意，而且要抓住行業(yè)的亮點(diǎn)和市場的特點(diǎn)，而進(jìn)行命題。(二)尋求支持單位：1. 尋求的目的--這是展覽會(huì)成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，尋求對口的主管部門和單位

作為展覽會(huì)的主辦或支持單位，其目的一，可以提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性;目的二，擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開新聞宣傳和炒作;目的三，提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買家參觀;目的四，能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢;目的五，能有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略;??2. 尋求的目標(biāo)--行業(yè)的政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會(huì)、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。(三)尋求合作單位--建立營銷網(wǎng)絡(luò)：1.尋求的目的--這是展覽會(huì)招展組團(tuán)成功的重要環(huán)節(jié)，尋求對口的合作單位，作為展覽會(huì)的招展組團(tuán)代理，其目的一，能提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞;其目的二，善用資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，加快資源整合;其目的三，最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊(duì)伍;其目的四，最大限度地降低招展成本。??2.尋求的目標(biāo)--媒體支持單位：專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等。

合作招展(組團(tuán))單位：當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)、主辦單位的分支機(jī)構(gòu)、行業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)、辦展機(jī)構(gòu)(公司)，還有是海外的代理機(jī)構(gòu)(國際展)的建立。??3.合作單位條件的要求：(1)能切實(shí)有效地開展組團(tuán)工作;(2)在該行業(yè)有較高的信譽(yù)和威望;(3)有一定的組團(tuán)招展經(jīng)濟(jì)實(shí)力;(4)能指派專職人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作;(5)有豐富的招展組團(tuán)工作經(jīng)驗(yàn).

二、實(shí)施階段(一)廣告攻勢;宣傳是一種單向的信息傳遞,即展覽會(huì)組織者單方向地向潛在目標(biāo)客戶傳達(dá)展覽信息，而廣告的優(yōu)勢是令信息可以傳播的很廣泛。宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。??

媒體廣告(包括：專業(yè)媒體，如：報(bào)紙、雜志、網(wǎng)站等;大眾媒體，如：電視、電臺(tái)、主導(dǎo)性報(bào)紙等)--主辦者應(yīng)圍繞展覽不同的賣點(diǎn)和亮點(diǎn)來進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告;除此之外，我們還可以通過新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表(企業(yè))進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息，來進(jìn)行新聞炒作。

戶外廣告則是利用人流量較大的公共場所，如：機(jī)場、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會(huì)的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。現(xiàn)代會(huì)展操作越來越重視宣傳廣告的投入力度和宣傳質(zhì)量，那么本人則認(rèn)為廣告宣傳的效果，是展覽會(huì)成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。

廣告宣傳就象一場戰(zhàn)爭中的戰(zhàn)略武器：飛機(jī)、導(dǎo)彈、核彈、航母等，有"打擊面廣、威懾力大、殺傷力強(qiáng)"等特點(diǎn)，是贏得現(xiàn)代戰(zhàn)爭的最主要的武器。

(二)招展和組團(tuán)工作：如果說宣傳廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸戰(zhàn)隊(duì)的作用--攻城略地。招展和組團(tuán)的方式主要是依靠聯(lián)絡(luò)手段--一種雙向的信息交流方式，即主辦單位與潛在客戶和目標(biāo)客戶之間的雙向地交流信息。它的優(yōu)勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益;兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買家(參觀商)，二是著眼于賣家(參展商)。我們所有的工作都要圍繞以上原則來開展

以上是展會(huì)籌辦流程的一部分，下一次我們就詳細(xì)的吧步驟列舉下來，詳情參考。